Allgemeine Datenschutzerklärung

Stand Oktober 2018

 

Präambel

Verantwortlicher:

KIBB Immobilien GmbH, FN133221p
Florianigasse 24/3
1080 Wien
T:+43 (0)1 533 57 63

datenschutz@kibb.at

Der KIBB Immobilien GmbH, mit Sitz in 1080 Wien, Florianigasse 24 (in weiterer Folge „KIBB“, „wir“, „uns“, „Verantwortlicher“) ist der Schutz personenbezogener Daten ihrer Ansprechpartner bei sämtlichen Geschäftspartnern und Mitarbeitern ein wichtiges Anliegen. Das gilt für Betriebsgeheimnisse, Kundendaten, personenbezogene Daten und andere kritische Informationen.

Deshalb verarbeitet KIBB personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Art, den Umfang und die Zwecke der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Rahmen unserer Tätigkeiten, nämlich Immobilienverwaltung und Bauträgertätigkeiten sowie im Zusammenhang mit Ihrem Besuch und Ihrer Nutzung unserer Website www.kibb.at („Website“).

 

Erfasste Daten von Besuchern und Nutzern unserer Website

Zugriffsdaten bei Nutzung unserer Website

Im Zuge Ihrer Nutzung der Website erheben, sammeln und speichern wir folgende Daten:

  • IP Adresse und IP Standort
  • Referrer URL (die zuvor und anschließend besuchte Internetseite
  • Anzahl, Dauer und Zeit der Aufrufe (Ihre Interaktion mit der Website) sowie die Sprache
  • Suchmaschinen und Schlüsselwörter, die Sie benutzt haben, um uns zu finden
  • Browsertyp, Gerätetyp, Bildschirmauflösung, Internet Service Provider und Betriebssystem

Wir erheben diese sogenannten Logfiles (Zugriffsdaten) automatisiert mithilfe von Cookies (siehe auch unten).

Kontaktaufnahme

Wenn Sie über das Kontaktformular auf unserer Website, per E-Mail, telefonisch oder per Fax mit uns Kontaktaufnehmen, werden wir Ihre angegebenen personenbezogenen Daten (E-Mail, Name, Telefonnummer, Faxnummer sowie Ihre Anfrage bzw die dazugehörigen Unterlagen) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeiten und zum Zweck Ihnen entsprechend zu antworten.

Newsletter

Auf Basis Ihrer Einwilligung zum Erhalt unseres Newsletters, werden wir Ihre freiwillig zur Verfügung gestellten personenbezogene Daten (Titel, Name, Adresse, Firma, Position, E-Mail-Adresse) für den Versand unseres Newsletters, Einladungen zu Events, saisonale Grüße und sonstiges Informationsmaterial über unsere aktuellen Projekte per E-Mail verarbeiten. Diese Einwilligung können Sie jederzeit und kostenlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

 

Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Alle Mitarbeiter der KIBB und die Mitarbeiter der Vertragspartner sind vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet und werden regelmäßig auf den sicheren Umgang mit personenbezogenen und anderen kritischen Daten hingewiesen und geschult.

 

Zwecke der Verarbeitungsvorgänge

Wir führen folgende Verarbeitungsvorgänge durch, die für Sie als Kunde, Partner, Interessent, Mitarbeiter, Wohnungseigentümer, Auftraggeber, Auftragnehmer, Lieferant, Newsletter-Abonnent oder Website-Besucher zum Zweck der Erbringung der geschäftlichen Tätigkeit und der Erfüllung damit verbundener gesetzlicher sowie vertraglicher Anforderungen wesentlich sind:

  • Immobilienverwaltung | Verwaltung von Objekten für Eigentümer (im Rahmen des WEG und/oder MRG) | Vorschreibung und Abrechnung von Leistungen in Zusammenhang mit den verwalteten Objekten für Mieter und Eigentümer
  • Bauträgertätigkeit | Planung, Errichtung und Vermarktung von Bauträgerobjekten
  • Lieferanten-, Auftraggeber- und Auftragnehmerverwaltung | Abwicklung unseres Einkaufs- sowie unseres Backoffices
  • Marketing und Vertrieb | Information von Kunden, Interessenten- sowie Kundengewinnung
  • Kontaktformular auf der Website | Beantwortung sämtlicher Interessentenanfragen
  • Interessentenverwaltung | Betreuung und Verwaltung von Interessenten
  • Newsletter| Kundenbetreuung und Bereitstellen von Information bestehender Kundenss
  • Website-Tracking & Cookies | Verbesserung unseres Webauftrittes und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit

 

Empfängerkategorien

Im Rahmen der Verarbeitungsvorgänge übermitteln wir Daten an folgende Empfängerkategorien (Art 13 Abs 1 lit e DSGVO), wobei die Empfänger in unserem Auftrag tätig sind, oder die Übermittlung zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen notwendig ist:

  • Interne Abteilungen der KIBB, verbundene Unternehmen die mit der Geschäftsabwicklung befasst sind, verbundene Konzernunternehmen
  • Kredit- und Finanzierungsinstitute, Banken oder vergleichbare Einrichtungen, Wirtschaftsauskunftei
  • Versicherungen
  • Vertragspartner, beauftragte Professionisten, Subunternehmer, Generalunternehmer, Lieferanten
  • private und öffentliche Stellen, denen Informationen zu Objekten bekannt gegeben werden können oder benötigen (zB Rauchfangkehrer)
  • Dienstleister sowie Auftragsverarbeiter, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistungen benötigen
  • Notare, Rechts- und Steuerberater, Sachverständige, Inkassodienstleister zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
  • Wirtschaftsprüfer zur Erfüllung der Rechnungslegungspflichten
  • Finanzamt, Krankenkassen, Sicherheitsbehörden, Behörden, öffentliche Stellen und Institutionen
  • Gerichte und Schlichtungsstellen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
  • Eigentümer, Makler, Interessenten, (potentielle) Käufer, (potentielle) Investoren, Hausverwaltung,
  • Dienstgeber
  • Website (Fotos der betroffenen Personen von z.B. Gleichenfeier, Spatenstich, KIBB-Events etc.)

Es ist nicht vorgesehen, Daten an internationale Organisationen und Empfänger in EU-Drittländer zu übermitteln. Sofern eine Übermittlung an Empfänger in EU-Drittländer notwendig sein sollte, erfolgt dies ausschließlich im Einklang mit geltenden Gesetzen und auf rechtmäßiger Basis ausreichender Garantien z.B. Standarddatenschutzklauseln oder im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses sowie unter Beachtung höchster Vertraulichkeit und Datensicherheit. Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten für deren eigene Marketingzwecke.

 

Verwendungszwecke | Speicherdauer | Verpflichtung zur Datenbereitstellung

Immobilienverwaltung

Wir erhalten die Daten vom Eigentümer (als betroffener Person), der das Objekt vermietet, oder von einer Hausverwaltung, die das Objekt bisher verwaltete sowie im Rahmen von neuen Vertragsabschlüssen für das Objekt auch von dritter Seite (zB Makler, Eigentümer). Sofern wir die Daten nicht von Ihnen als betroffener Person (Mieter, Nutzer etc…) erhalten, werden wir Sie gesondert beim Vertragsabschluss oder danach über die Verarbeitung der Daten mittels Informationsblatt informieren. Erhalten wir die Daten von Ihnen selbst, dann können Sie die „Datenschutzinformationen für Interessenten“ auf unserer Homepage abrufen und wir senden Ihnen diese auch gerne zu.

Die Daten speichern wir während der gesamten Vertragsbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von zumindest 7 Jahren nach Beendigung derselben, insbes. um steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können, sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (maximal 30 Jahre) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.

Bauträgertätigkeit

Wir erhalten die Daten von Ihnen als Interessent/Kunde oder Abgeber. Sie treten an uns zur Vertragsanbahnung heran (z.B. über ein Inserat oder ein Portal) oder wir schließen mit Ihnen Verträge ab (z.B. Anwartschafts- oder Bauträgervertrag). Diese Daten sind zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und werden überdies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten oder Gewährleistungs- und Schadenersatz-verpflichtungen) verarbeitet.

Die Daten speichern wir während der Kundenbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von 7 Jahren nach Ende des Geschäftsjahres, in dem der Geschäftsfall beendet wurde, insbes. um steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (bei Verkauf von unbeweglichen Sachen: 30 Jahre) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereit zu stellen; wenn Sie jedoch die Daten nicht zur Verfügung stellen, dann können wir die Leistung nicht erbringen.

Lieferanten-, Auftraggeber- und Auftragnehmerverwaltung

Wir erhalten die Daten von Ihnen im Rahmen der Beziehung als Lieferant und/oder Auftragnehmer unseres Unternehmens. Diese Daten sind zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und werden überdies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (zB steuerliche Aufbewahrungspflichten oder Gewährleistungs- und Schadenersatzverpflichtungen) verarbeitet.

Die Daten speichern wir während der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von 7 Jahren nach Ende des Geschäftsjahres, in dem der Geschäftsfall beendet wurde, insbes. um steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (max. 30 Jahre bei Leistungen für unbewegliche Sachen) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.

Marketing

Wir betreiben Marketing, um Sie und die Öffentlichkeit über unsere Leistungen zu informieren, und Ihnen allgemeine Informationen zu geben. Dies beruht auf dem berechtigten Interesse, dass wir unsere Leistungen darstellen und Sie darüber informieren (bei Zusendung per Post) und Einwilligung (bei Zusendung von Informationen per Email). Sie haben jederzeit das Recht auf Widerspruch(siehe 5.4.) bzw. Widerruf der Einwilligung(siehe 5.3.).

Die Daten speichern wir über einen Zeitraum von drei Jahren nach dem letzten Kontakt. -

Sie sind nicht verpflichtet, die Daten bereit zu stellen. Wenn Sie die Daten nicht bereitstellen, dann können wir Ihnen keine Informationen zusenden. 

Kontaktformular auf der Website (zur Beantwortung von Fragen)

Sie können uns Anfragen zu unseren Leistungen oder allgemeine Anfragen durch ein Kontaktformular auf der Website senden; diese Daten werden dann zur Beantwortung ihrer Anfrage verwendet oder zur Vertragsanbahnung verwendet.

Die Daten speichern wir für einen Zeitraum von 12 Monaten; sofern es sich um eine Vertragsanbahnung handelt, speichern wir während der Kundenbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von 7 Jahren nach Ende des Geschäftsjahres, in dem ein erfüllter Vertrag beendet ist, oder sich herausstellt dass es zu keinem Vertrag kommt, insbes. um steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (bei Verkauf von unbeweglichen Sachen: 30 Jahre) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.

Newsletter

Im Rahmen bestehender Kundenbeziehungenerlauben wir uns in Anwendung des § 107 (3) TKG – wobei bei der Erhebung der Daten ein gesonderter Hinweis auf die Möglichkeit der Ablehnung erfolgt – Informationen über gleichartige Produkte und Dienstleistungen per Email zur Verfügung zu stellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Verwendung der im Rahmen der Kundenbeziehung erhobenen Daten für diesen Zweck (sowohl bei der Erhebung als auch bei jeder Verwendung) abzulehnen. In diesem Fall beruht die Verarbeitung ihrer Daten auf dem berechtigten Interesse, nämlich der Kundenbetreuung und Kundengewinnung und Sie haben das Recht, gegen diese Verarbeitung Widerspruch zu erheben (siehe auch unten „Rechte der betroffenen Personen").

Sie haben die Möglichkeit sich u.a. über die Website für einen Newsletter (allgemeinen Newsletter /Newsletter, der auf Ihren Interessen beruht) anzumelden. Wir verarbeiten diese Daten dann zum Zweck der Kundeninformation und Kundengewinnung. Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Einwilligung (Rechtsgrundlage für die Verarbeitung) zu widerrufen (siehe auch unten „Rechte der betroffenen Personen").

Die Daten speichern wir über einen Zeitraum von 3 Jahren nach dem letzten Kontakt.

Sie sind nicht verpflichtet, die Daten bereit zu stellen. Wenn Sie die Daten nicht bereitstellen, können wir Ihnen keine Informationen zusenden.

Google-Analytics

Wir betreiben ein Analyse-Tool auf unserer Website um die Website zu verbessern, und Ihnen zielgerichteter Informationen zur Verfügung stellen zu können, sowie zur Gewährleistung der Belastbarkeit und Verfügbarkeit unserer Website und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit (berechtigtes Interesse).

Unsere Website verwendet Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Dazu werden Cookies verwendet, die Daten zur Analyse der Website-Benutzung erfassen. Die dadurch erzeugten Informationen werden anonymisiert (nur Teile der IP-Adresse) auf den Server des Anbieters übertragen und dort gespeichert.

Sie können dies verhindern, indem Sie Ihren Browser so einrichten, dass keine Cookies gespeichert werden.

Es besteht ein dokumentierter Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung. Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA. Die Datenübermittlung zum Webanalyseanbieter basiert auf dem Angemessenheitsbeschluss „Privacy Shield“ sowie der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der Einwilligung des Nutzers (durch die Einstellung des Webbrowsers und Abfrage beim ersten Aufruf), die jederzeit widerrufbar ist (siehe auch unten „Rechte der betroffenen Personen"), und berechtigtes Interesse (Verbesserung des Angebotes und des Webauftrittes), wobei ein Widerspruchsrecht besteht (siehe auch unten „Rechte der betroffenen Personen").

Die Daten speichern wir für einen Zeitraum von 12 Monaten.

Cookies

Bei Aufruf unserer Website weisen wir Sie gemäß EU Cookie Richtlinie darauf hin, dass unsere Website Cookies verwendet. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers – sofern Sie der Nutzung von Cookies zustimmen - auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Wenn Sie der Nutzung nicht zustimmen, werden keine Cookies abgelegt (die Funktionalität unserer Website kann dadurch eingeschränkt sein).

Wir nutzen Cookies um unser Web-Angebot nutzerfreundlich zu gestalten und zur Verbesserung der IT-Sicherheit. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Diese Cookies rufen keine auf Ihrer Festplatte über Sie gespeicherten Informationen ab und beeinträchtigen nicht Ihren PC oder ihre Dateien. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder ihren Browser so einstellen, dass er Sie auf die Sendung von Cookies hinweist.

Die Verarbeitung beruht auf der Einwilligung, die sie jederzeit durch das Löschen von Cookies in ihrem Browser widerrufen können (siehe auch unten „Rechte der betroffenen Personen"). Die Vorgangsweise dazu ist nach Browser unterschiedlich, bitte schauen Sie in Ihrer Browseranleitung nach.

 

Datenschutzbeauftragter

KIBB ist gesetzlich nicht verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, da Art 37 Abs 1 EU-DSGVO nicht zutreffend ist.

 

Profiling

Wir erstellen keine Profile von Klienten oder sonstigen Personen und betreiben kein Profiling und es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung im Rahmen unserer Tätigkeit.

 

Rechte als betroffene Person

Jede betroffene Person, deren Daten von KIBB verarbeitet werden, hat jederzeit die Möglichkeit sich die Rechte der Betroffenen zu berufen und diese bei KIBB geltend zu machen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
datenschutz@kibb.at oder postalisch an KIBB Immobilien GmbH z.H. Datenschutz, Florianigassse 24/3, 1080 Wien.

Auskunft: Ihnen als betroffene Person steht das Recht zu, jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden und welchen Zweck diese Verarbeitung dient.

Richtigstellung: Ihnen als betroffene Person steht das Recht zu, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger Daten zu verlangen.

Löschung – Recht auf Vergessenwerden: Ihnen als betroffene Person steht das Recht zu, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder wegfällt, der Datenverarbeitung widersprochen wird, die Datenverarbeitung unrechtmäßig ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten die Löschung unmöglich machen.

Einschränkung: Ihnen als betroffene Person steht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung zu, wenn die Richtigkeit der Sie betreffenden Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die Daten für die Verarbeitung nicht länger benötigt werden oder Sie der Verarbeitung widersprochen haben. und Datenübertragbarkeit jeweils im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungenzu.

Widerruf: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, steht Ihnen das Recht zu, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Für den Widerruf wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten bis zum Widerruf wird dadurch nicht berührt. Die Daten werden nach dem Widerruf nicht mehr für den Zweck, in den Sie eingewilligt haben (z.B. E-Mail-Newsletter) verwendet.

Widerspruch: Sofern die Verarbeitung der Daten auf einem berechtigten Interesse unsererseits beruht, haben Sie das Recht, Widerspruchdagegen zu erheben. Für einen Widerspruch wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Werden Daten von uns für andere Zwecke auf Basis des berechtigten Interesses verarbeitet, dann verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nur ssdann, wenn unsere schutzwürdigen Interessen für die Verarbeitung überwiegen und über Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten stehen oder aber die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung unserer Rechtsansprüche dient.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in irgendeiner Weise verletzt worden sind, haben Sie die Möglichkeit bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben. Die für Sie zuständige Datenschutzbehörde ist die Österreichische Datenschutzbehörde (E-Mail: dsb@dsb.gv.at; Wickenburggasse 8, 1080 Wien).

 

Schlussbestimmung

Unsere technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen werden nach Stand der Technik und international anerkannten Best-Practices sowie Sicherheitsstandards etabliert und laufend verbessert.

Aufgrund der Schnelllebigkeit und Entwicklung des Internets wird KIBB diese Datenschutzerklärung weiterhin aktualisieren und entsprechend anpassen. KIBB wird Änderungen auf ihrer Website rechtzeitig bekanntgeben. Wir empfehlen Ihnen daher sich regelmäßig über Änderungen auf unserer Website zu informieren.